Dokumenty pracownicze przechowywane przez 10 lat?

Dziś akta płacowe i osobowe pracownika trzeba przechowywać 50 lat od chwili jego zwolnienia. Świadectwo pracy i zaświadczenia o zarobkach są potrzebne w jednym celu - do ustaleni prawa do emerytury i jej wysokości.
Kiedyś dokumenty płacowe obowiązkowo przechowywało się tylko 12 lat i dziś wielu pracowników ma z tego powodu niższą emeryturę. Nie są w stanie udowodnić zarobków z odległych lat pracy.

Wicepremier Mateusz Morawiecki chce, by akta osobowe i płacowe obowiązkowo przechowywano przez 10 lat od zwolnienia pracownika, można by to zrobić w wersji papierowej, elektronicznej lub mieszanej.

Przeczytaj także: Myśl trzeźwo - nie daj się przyłapać policji z promilami za kierownicą samochodu

Czy skrócenie czasu przechowywania akt do 10 lat będzie korzyścią dla przedsiębiorców, a pracownicy na tym nie stracą?

Bydgoska PESA, firma która zatrudnia średnio około 3,5 tys. pracowników, sama prowadzi zakładowe archiwum. Dla każdego musi przechować dokumentację płacową i osobową, nawet, jeśli przepracował tylko miesiąc. Papierowych akt są więc setki metrów. ZNTK, poprzednik PESY, mimo że firma mogła kiedyś zniszczyć akta płacowe po 12 latach, nie robiła tego. Trzymała dokumenty znacznie dłużej. Wielu na tym korzysta, dla innych i to okazuje się niewystarczające.

Podwójnie, bo papierowo i elektronicznie już archiwizuje dokumenty pracowników Agencja Pracy Tymczasowej Work Service. - Robimy to od 2010 roku przewidując, że prędzej czy później do digitalizacji dokumentów dojdzie - wyjaśnia Andrzej Kubisiak, szef biura prasowego.

Papierowe archiwum prowadzi firma zewnętrzna. Rozrasta się, bo jest rotacja pracowników, dokumentów przybywa. - Gdyby dokumenty można było przechowywać tylko w formie cyfrowej, a tak jest zapisane w założeniach projektu, byłoby to dla nas korzystne - nie ukrywa Kubisiak. - Byłoby tańsze, oszczędziłoby podwójnej pracy.

Informatycy wskazują jednak, że dokumenty musiałyby być przechowywane w systemie, a nie na żadnych nośnikach. Bo one też się niszczą.

- Mamy zabezpieczenia przed zniszczeniem, dane można odzyskać na drugim serwerze - zapewnia Kubisiak. Dodaje, że łatwiej jest odnaleźć dokumenty w systemie elektronicznym niż papierowe.

Skrócenie czasu przechowywania akt nie może odbić się na pracownikach. Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych podporządkowane jest archiwum dokumentacji pracowniczej. Jakie rozwiązania powinny być przyjęte, by na skróceniu czasu przechowywania akt nie ucierpieli pracownicy?

Anna Belka, rzecznik prasowy NDAP uważa, że skrócić można czas obecnie powstającej dokumentacji. Ale tylko pod warunkiem, że nastąpią zmiany systemowe, które umożliwią pracownikom wiarygodne dokumentowanie składek odprowadzanych na fundusz ubezpieczeń społecznych. I mogliby oni skutecznie dochodzić swoich praw. Wtedy czas przechowywania dokumentacji ma charakter wtórny. - Kluczowa będzie rola i postawa ZUS i jego gotowość do gromadzenia i przechowywania wszelkich niezbędnych danych w swoim systemie - uważa Anna Belka.

Ministerialne założenia przewidują, że krótszy czas archiwizowania akt pracowniczych dotyczyłby tylko osób, które zaczęły pracę po 31 grudnia 1998 r., czyli po wprowadzeniu reformy.