Kontrola w firmie po nowemu

- Czy należy bać się kontroli podatkowej?

- Oczywiście, że nie. Wszyscy podatnicy, zwłaszcza prowadzący działalność gospodarczą, powinni pogodzić się z myślą, że taka kontrola może być u nich przeprowadzona. Ważne jest jednak to, by być odpowiednio do niej przygotowanym i aktywnie w niej uczestniczyć. Z pewnością nie uda się wyeliminować drobnego niepokoju.

Tym bardziej, że obowiązuje zasada tak zwanego samoobliczenia podatku, a więc podatnicy sami obliczają wysokość ich zobowiązań, co może być później zweryfikowane właśnie podczas kontroli.

Niestety, samo obliczenie nie sprowadza się tylko do działań matematycznych. Jak przyznał sam Albert Einstein - rozliczenia podatkowe są zbyt skomplikowane dla matematyka i wymagają raczej filozofa.

- W jaki sposób podatnicy mogą przygotowywać się do kontroli podatkowej?

- Poza rzetelnym prowadzeniem ksiąg, jak również przygotowywaniem zeznań i deklaracji, przedsiębiorcy powinni zastanowić się nad wszczęciem procedur zmniejszających ryzyko podatkowe. Im większe przedsiębiorstwo, tym trudniejszy przepływ informacji.

Stąd też, zalecam opracowanie procedur związanych z obiegiem informacji, które mogą mieć wpływ na rozliczenia podatkowe (choćby między działem sprzedaży a księgowością).

Dla przykładu, w podatku VAT moment uwzględnienia danej pozycji w rozliczeniach jest uzależniony od posiadania określonych dokumentów przez podatnika. Księgowość może przyjąć, że taki dokument był w lutym, a podczas kontroli może okazać się, że naprawdę powstał pod koniec marca, co powoduje, że złożona deklaracja za luty jest błędna.

Szczególnie ważne jest przygotowywanie specjalnej dokumentacji dotyczącej transakcji z podmiotami powiązanymi.

Niestety, spółki często lekceważą te obowiązki i pojawienie się kontroli wprowadza popłoch, gdyż podatnik ma tylko siedem dni na okazanie tej dokumentacji.

Jest to termin zbyt krótki na dobre przygotowanie, a ponadto sporządzanie jej w znacznym opóźnieniu od daty dokonania samej transakcji, zwiększa ryzyko popełnienia błędów.

Zalecam także uprzednie wytypowanie osoby odpowiedzialnej za kontakty z kontrolującymi. Natomiast osoby fizyczne, które nie prowadzą działalności gospodarczej, lecz korzystają z ulg lub zwolnień podatkowych, w dobrze pojętym własnym interesie, powinny dbać o to, by gromadzić i mieć przygotowaną dokumentację stanowiącą podstawę dla obniżenia zobowiązań podatkowych.

Warto tutaj pamiętać o zasadzie - chcesz pokoju, szykuj się na wojnę.

- Czy nowe prawo, czyli obowiązek zawiadomienia podatnika o zamiarze wszczęcia kontroli, całkowicie wyeliminuje możliwość zaskoczenia podatnika taką kontrolą?

- Z pewnością element zaskoczenia podatnika został od stycznia tego roku ograniczony. Obecnie organy podatkowe nie mogą bez zgody kontrolowanego wszcząć kontroli podatkowej przed upływem 7 i po upływie 30 dni od daty doręczenia podatnikowi zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli.

Ponieważ istnieją obawy, by podatnicy nie nadużywali tego uprawnienia poprzez unikanie doręczeń, czy też niszczenie dokumentacji, wprowadzono wyjątki, gdy kontrola może nastąpić bez zawiadomienia. Dotyczy to m.in. zasadności zwrotu podatku VAT, nieujawnionych źródeł przychodów, czy też nie zgłoszonej do opodatkowania działalności gospodarczej.

- W jaki sposób podatnik może aktywnie uczestniczyć w postępowaniu podatkowym?

- Niestety, w praktyce najczęściej podatnicy ograniczają się do okazania kontrolującym dokumentów i ksiąg, a następnie przyjmują postawę wyczekującą.

Jest to poważny błąd. Zalecam współpracę z kontrolującymi. Należy udzielać wyjaśnień i przedstawiać dowody, pomagać w ich uzyskiwaniu (choćby od klientów). To w znaczny sposób ogranicza prawdopodobieństwo wydania wadliwej decyzji i tym samym uwalnia nas od konieczności prowadzenia w przyszłości postępowań odwoławczych i ewentualnie sądowo-administracyjnych. Choć ciężar prowadzenia postępowania dowodowego spoczywa na organach podatkowych, często jednak próbują one przenieść go na podatnika, zwłaszcza przy kwalifikacji danego wydatku, jako kosztu uzyskania przychodów.

Tym bardziej warto okazywać posiadane dowody, gdyż powoływanie ich między innymi w postępowaniu odwoławczym zmniejsza ich wiarygodność.

Oczywiście są takie sytuacje, gdy podatnik uzyskał dowody już po zakończeniu kontroli lub po wydaniu decyzji i wówczas należy je przedstawić w postępowaniu odwoławczym. 

- Jakie są jeszcze inne środki ochrony praw kontrolowanego?

Instrumentem ochrony podatników jest również nakaz, by czynności były dokonywane w obecności kontrolowanego. Nagminną praktyką jest niestety zabieranie dokumentów przez kontrolujących do urzędu, podczas gdy powinni przeglądać je w lokalu kontrolowanego. Zalecam wówczas sporządzenie protokołu zdawczo-odbiorczego.

Pamiętać także należy, że kontrola podatkowa kończy się wydaniem protokołem kontroli. Jednocześnie podatnik może i zachęcam do korzystania z tego uprawnienia, złożyć zastrzeżenia lub wyjaśnienia do tego protokołu. Ma na to 14 dni. W mojej praktyce zdarza się, że zgłaszają się podatnicy, którzy uzyskali już niekorzystne decyzje, natomiast często bardziej efektywne jest położenie nacisku na prawidłowy przebieg kontroli.

Ponadto wiele uprawnień dla podatników wypływa z ogólnych zasad postępowania podatkowego, które znajdują zastosowanie także do kontroli podatkowej.

- Jakie są to podstawowe zasady postępowania podatkowego ?

Organy podatkowe muszą działać zgodnie z prawem, a zatem nie mogą podejmować czynności, do których nie uprawniałyby ich przepisy. Co więcej, działania organów muszą być prowadzone w sposób budzący zaufanie do organów podatkowych. Często lekceważony jest, czemu winni są także nieświadomi podatnicy, obowiązek udzielania przez organ niezbędnych informacji i wyjaśnień o przepisach prawa podatkowego, związanych z prowadzonym postępowaniem. Przydatny jest nakaz kierowany do organów, by postępowanie było prowadzone wnikliwie i szybko. Szczególnie ważne są także zasady dotyczące dążenia do prawdy materialnej oraz regulujące tryb gromadzenia materiału dowodowego.

Zauważalny jest jednak duży postęp w kontaktach podatników z urzędami, dotyczy to zwłaszcza obsługi przedsiębiorców. Urzędnicy są coraz lepiej przygotowani i relacje podatnik - urząd stają się poprawniejsze. Istotnego znaczenia nabiera dialog. Muszę przyznać, że zawsze z satysfakcją odnotowuję przypadki, gdy w prostych sprawach, celem ich przyśpieszenia, komunikuję się z urzędami przy pomocy poczty elektronicznej.